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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
Definición:
Las tablas de retención son listados de series de tipos documentales, en los cuales básicamente, se asigna el tiempo máximo de permanencia de los mismos en cada ciclo vital de los documentos. Estas tablas pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas; las generales hacen referencia a los documentos administrativos comunes a cualquier institución conocidos también como documentos facilitativos, por ejemplo: Las circulares, los memorandos, las directivas presidenciales; las específicas son los documentos característicos de la entidad, por ejemplo actas clínicas, actas de reuniones.
Estas tablas se realizan bajo el esquema orgánico funcional de la entidad, para identificar las series y subseries documentales en cualquier soporte.
Los tiempos de retención y la disposición final son establecidos en esta tabla, estos períodos pueden ser fijados por la ley, por reglamento o por el organismo productor de los mismos.
Estos tiempos de retención deben estar acordes con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez realizadas las tablas y avaladas por el comité de archivo y aprobadas, deben ser difundidas a todas las dependencias de la entidad, la cual debe tener una guía para facilitar su comprensión, aplicación y actualización.
Tipo Documental.
Denominado así a la mínima unidad que reúne las condiciones necesarias para ser considerado como documento, como ejemplo se puede mencionar, un oficio, una acta o un informe.
Ciclo Vital del Documento.
Llamado así a las diferentes etapas por las que pasa un documento desde el momento de su creación o recepción en las respectivas oficinas y su conservación temporal, hasta su eliminación o la adición a un archivo permanente.
Serie documental.
Se denomina así al conjunto de unidades que conforman la estructura y el contenido homogéneo, de los documentos producidos en el ejercicio de las funciones de la actividad de un organismo productor.
Subserie Documental.
Son el conjunto de unidades documentales que hacen parte y que conforman la serie documental, las cuales se jerarquizan de acuerdo a los tipos documentales, estas varían de acuerdo a cada trámite de cada asunto.
Disposición final.
Llamada así a la tercera etapa del ciclo vital, es el resultado final de la valoración, el cual permite determinar su conservación permanente, su eliminación y/o microfilmación.
Comité de Archivo.
Es el grupo asesor de la alta dirección el cual es el responsable de definir las políticas, los programas y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
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TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD)
Definición:
Son el producto del análisis y organización de un fondo acumulado, en las cuales se presenta todo el listado de las agrupaciones documentales o series documentales en los cuales se anotan las fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir, para aplicar su disposición final.
Fondo Acumulado.
Son aquellos documentos almacenados por una entidad durante el tiempo y en ejercicio de su función, los cuales no presenta ningún criterio archivístico que muestre algún tipo de organización, no presentan ningún criterio de conservación y no son una buena fuente de información y de consulta, por la dificultad que presentan para la recuperacion de dicha información.
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